Tata Persuratan dan Kearsipan

1.  Tata Persuratan dan Kearsipan

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut.

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada poihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Kerugian-kerugian tersebut antara lain:

      Surat dan informasinya akan hilang

      Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

      Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun secara teratur

      Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:

      Surat akan tercatat dengan baik dan sistematis

      Prosedur penanganan jelas

      Surat akan tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk ditemukan

      Rahasia akan terjaga

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah:

Ø  Memerlukan penanganan segera

Ø  Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan

Ø  Jika hilang, sulit dicari gantinya

Ø  Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain

Ø  Memerlukan tindak lanjut

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebt dapat dikategorikan surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

Sedangkan pengertian kearsipan  adalah segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), penyelamatan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan). Filling yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan finding. Dengan kata lain penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila penyimpanannya tidak baik. Ada 5 filling system yang biasa digunakan oleh organisasi/perusahaan, yaitu:

·         Filling sistem Abjad/huruf

·         Filling sistem Nomor

·         Filling sistem Tanggal/kronologis

·         Filling sistem Subyek/masalah/perihal

·         Filling sistem Wilayah/geografis

2. Perlengkapan Dalam Penanganan Surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain:

• Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
• Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
• Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
• Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
• Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
• Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
• Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
• Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
• Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
• Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk)

3.  Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor

Pemeliharaan alat dan mesin kantor merupakan hal yang sangat penting agar alat dan mesin kantor dapat digunakan untuk memperlancar suatu pekerjaan kantor. Cara memelihara alat dan mesin kantor ada 2 macam yaitu:

v  Pemeliharaan preventif

v  Pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang timbul secara tidak menentu (remedial maintenance)

v  Pengurusan pemeliharaan dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

v  Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts)

v  Servis perorangan (individual service calls)

v  Servis kantor (company-operated service)