Dinas Tenaga Kerja dan Sosial Kabupaten Lebak

SOP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

SOP SURAT KELUAR DINAS TENAGA KERJA

DAN SOSIAL KABUPATEN LEBAK

1. Kasubag Umum menerima pertama kali surat kemudian menyeleksi surat untuk mengetahui sifat, jenis prihal, alamat dan deadline surat, serta menyerahkan surat kepada Agendaris;
2.  Agendaris menerima surat masuk, mengagendakan pada Buku Surat Masuk, melengkapi dengan lembar disposisi dan menyerahkan surat masuk kepada Sekretaris Dinas;
3. Sekretaris meneliti isi surat masuk,memberi catatan pada lembar disposisi dan menyerahkan surat masuk kepada Kepala Dinas;
4. Kepala Dinas meneliti Surat Masuk, memberikan catatan pada lembar disposisi dan menyerahkan surat masuk kepada Agendaris Dinas;
5.  Agendaris menerima surat masuk yang sudah didisposisi Kepala dinas, mengagendakan pada Buku Kontrol,  dan menyerahkan surat kepada Kabid/Sekretaris Dinas;
6. Kabid/Sekretaris meneliti isi surat masuk yang telah didisposisi Kadis,memberi catatan pada lembar disposisi dan menyerahkan surat kepada Kasi/Ksubag
7. Kasi/Kasubag meneliti isi surat masuk, melaksanakan sesuai disposisi Kabid/Sekretaris dan menyerahkan arsip surat  kepada Arsiparis;
8. Arsiparis mengarsipkan surat masuk, sesuai klasifikasi  dan ketentuan tata kearsipan.

SOP SURAT KELUAR DINAS TENAGA KERJA

DAN SOSIAL KABUPATEN LEBAK

1.          Konseptor menyusun draf surat yang terdiri dari kepala surat, badan surat yang memuat kalimat pembuka, isi dan penutup serta kaki surat. Memaraf surat di sebelah kiri nama penandatangan draf surat kemudian mengantarkan surat ke Korektor Eselon 4;
2.      Korektor Eselon 4 menerima draf surat ke luar dari Konseptor, meneliti nomor, sifat, jenis, bentuk, isi, dan kalimat serta sistematika draf surat. Memaraf draf surat di sebelah kanan nama penandatangan surat kemudian mengantarkan draf surat ke Korektor Eselon 3;
3.       Korektor Eselon 3 menerima draf surat ke luar dari Korektor Eselon 4, meneliti nomor, sifat, jenis, bentuk, isi, dan kalimat serta sistematika draf surat. Memaraf draf surat di sebelah kiri nama jabatan penandatangan surat kemudian menyerahkan draf surat ke Sekretaris Dinas;
4.       Sekretaris Dinas menerima draf surat ke luar dari Korektor Eselon 3, meneliti keseluruhan isi surat. Memaraf draf surat di sebelah kanan nama jabatan penandatangan surat kemudian menyerahkan draf surat ke Kepala Dinas;
5.       Kepala Dinas menerima draf surat ke luar dari Sekretaris, meneliti dan menandatangani draf surat kemudian menyerahkan surat  kepada Agendaris Dinas;
6.      Agendaris menerima surat ke luar yang sudah ditandatangi Kepala dinas, memberi nomor, mengagendakan pada Buku Agenda Surat ke Luar,  dan menyerahkan surat  kepada Arsiparis  Dinas;
7.          Arsiparis menerima surat ke luar dari Agendaris, mengarsipkan dan mengagendakan surat yang ada parafnya pada Buku Agenda Arsip Surat ke Luar,  dan menyerahkan surat  yang tidak ada parafnya kepada Ekpeditur   Dinas;
8.       Ekpeditur Dinas mengirimkan surat kepada alamat yang dituju pada surat, mencatatkan surat pada buku ekpedisi yang memuat nomor dan tanggal surat, perihal surat, alamat yang dituju serta paraf dan nama penerima surat.

http://disnakersos-lebak.com

PENGELOLAAN SURAT DAN TATA PERSURATAN DALAM ARSIP

PENGELOLAAN SURAT DAN TATA PERSURATAN

DALAM ARSIP

Abstrak

Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga diategorikan atas dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Dalam sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan dengan surat-menyurat. Pada dasarnya banyaknya surat yang masuk maupun surat keluar perlu dilakukan penataan yang baik. Tata persuratan yang dilakukan dengan baik oleh sebuah lembaga/instansi dapat memudahkan lembaga/instansi tersebut dalam menemukan kembali surat-surat yang telah diarsipkan tersebut.

Kata-kata Kunci : Pengelolaan, Surat, Tata Persuratan, Arsip

A. Pendahuluan

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima.

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar.

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu

organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 8.

dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.

Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak.

.

B. Pembahasan

1. Pengurusan surat masuk

Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:

Ø  Unit Organisasi

Ø  Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

Ø  Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.

Ø  Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

Ø  Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :

Ø  Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B)

Ø  Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Ø  Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul (amplop) surat.

3. Pengeluaran surat dari dalam sampul

4. Pembacaan isi surat

5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 85

selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Penyampaian/Pendistribusian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

2. Pengurusan surat keluar

Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1. Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:

a. Penetapan tujuan.

Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

c. Mengetahui calon penerima surat.

Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat

4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap

b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai

Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 86

dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap Stempel

7. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat

b. untuk mengontrol surat yang keluar

c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

a. dikirim oleh petugas pengiriman surat

b. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;

a. Perum Pos dan Giro

b. Perum Telekomunikasi

c. Swasta

3. Tata persuratan

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :

a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.

b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna

c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.

d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 87

selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien.

C. Penutup

Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien.

Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.

Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas :

1. Penyortiran surat

2. Pembukaan sampul (amplop) surat.

3. Pengeluaran surat dari dalam sampul

4. Pembacaan isi surat

5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk

6. Penyampaian/Pendistribusian Surat

Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari :

1. Pembuatan konsep

2. Persetujuan konsep

3. Pemberian nomor surat

4. Pengetikan konsep

5. Penanda tanganan surat

6. Pemberian cap Stempel

7. Pencatatan surat keluar

8. Pengiriman surat

Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : 

a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.

b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna

c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.

d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni 2013 88

dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan. 

Daftar Pustaka ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi revisi. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia

Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Brata, W Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press

Tata Persuratan dan Kearsipan

1.  Tata Persuratan dan Kearsipan

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut.

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada poihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Kerugian-kerugian tersebut antara lain:

      Surat dan informasinya akan hilang

      Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

      Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun secara teratur

      Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain:

      Surat akan tercatat dengan baik dan sistematis

      Prosedur penanganan jelas

      Surat akan tersimpan dengan baik sehingga mudah untuk ditemukan

      Rahasia akan terjaga

Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat-surat tersebut dikategorikan sebagai surat biasa, surat penting, atau surat rahasia. Yang dikategorikan surat penting adalah:

Ø  Memerlukan penanganan segera

Ø  Jika terlambat diproses akan dapat merugikan organisasi/perusahaan

Ø  Jika hilang, sulit dicari gantinya

Ø  Terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain

Ø  Memerlukan tindak lanjut

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, maka surat tersebt dapat dikategorikan surat penting. Ketika kita menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasikanlah surat-surat tersebut berdasarkan pengiriman surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat-surat.

Sedangkan pengertian kearsipan  adalah segenap kegiatan yang mencakup penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip (finding), penyelamatan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan). Filling yang berjalan dengan baik akan berpengaruh pada keberhasilan finding. Dengan kata lain penemuan kembali arsip dalam jangka waktu 1 menit tidak akan tercapai bila penyimpanannya tidak baik. Ada 5 filling system yang biasa digunakan oleh organisasi/perusahaan, yaitu:

·         Filling sistem Abjad/huruf

·         Filling sistem Nomor

·         Filling sistem Tanggal/kronologis

·         Filling sistem Subyek/masalah/perihal

·         Filling sistem Wilayah/geografis

2. Perlengkapan Dalam Penanganan Surat

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain:

• Baki surat/Tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada
• Buku Agenda surat masuk dan surat keluar
• Kartu kendali, Lembar pengantar surat masuk/surat keluar, dan lembar surat rahasia
• Secretaries Desk File, yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
• Alat tulis, antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatab, stapler, dan penjepit kertas
• Kertas dan amplop dengan berbagai ukuran
• Alat Pembuka surat, dapat berupa manual seperti pisau atau gunting, atau alat pembuka elektrik dengan mesin pembuka surat
• Stempel, yaitu stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
• Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi
• Lembar Disposisi, untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain (surat masuk)

3.  Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Kantor

Pemeliharaan alat dan mesin kantor merupakan hal yang sangat penting agar alat dan mesin kantor dapat digunakan untuk memperlancar suatu pekerjaan kantor. Cara memelihara alat dan mesin kantor ada 2 macam yaitu:

v  Pemeliharaan preventif

v  Pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang timbul secara tidak menentu (remedial maintenance)

v  Pengurusan pemeliharaan dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

v  Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts)

v  Servis perorangan (individual service calls)

v  Servis kantor (company-operated service)